Cómo se convierten datos en información

Todos los días nos vemos impactados por cientos de datos. La mayor parte de estos datos los clasificamos automáticamente como irrelevantes y los desestimamos. El reducido grupo de datos que consideramos interesantes los usamos o los almacenamos en nuestra memoria con el fin de poder utilizarlos a posteriori. A bote pronto podemos decir que un dato concreto se convierte en información cuando se accede a él en el momento en el que realmente se necesita, pero este acercamiento al problema está un poco limitado. Intentemos profundizar un poco más.

¿Qué les voy a pedir a los datos para que se conviertan en información?

Comencemos por responder a la pregunta dentro de un contexto familiar: El importe de mi factura de la luz del mes pasado se encuentra almacenado en una celda de mi hoja Excel de control de gastos. Como dato, o unidad mínima de información, no me resultará relevante y no se convertirá en información hasta que haga mi control trimestral de costes, momento en el que necesitaré que entre en juego dentro del cálculo de evolución de costes y forme parte de su correspondiente gráfica.

Así pues, la información que obtendré de mi base de datos será más o menos válida dependiendo de cuatro variables:

1.- ¿Es exacta?

2.- ¿La puedo obtener cuando realmente la necesito?

3.- ¿Puedo conseguir toda la cantidad de información que le pido a mi hoja excel?

4.- ¿Es realmente relevante?

Estos requerimientos que le hacemos a la información del ejemplo (exactitud, oportunidad, cantidad y relevancia) son los mismos requerimientos que se le hacen a la información en el mundo de la empresa. La gran diferencia es que las empresas cuentan con bases de datos mucho más grandes que las del ejemplo, en las que se relacionan entre sí multitud de tablas diferentes, lo que hace más difícil asegurar que se cumplen los cuatro requerimientos mencionados.

Para facilitar la conversión de datos en información en el ámbito empresarial se requieren herramientas de análisis que permitan acceder a información relevante y veraz cuando se necesita.

¿Cuáles son las herramientas de análisis empresarial líderes?

Para que pueda hacerse una idea de cómo está el mercado del Business Intelligence, le dejo el siguiente link, en el que puede ver la valoración que hace la empresa independiente Gartner de los principales actores que hay actualmente en el sector:

Magic Cuadrant – GARTNER

Como podrá comprobar, los líderes según su valoración son Qlik, Tableau y Microsoft, siendo Microsoft el líder por su mayor integridad visual. Todos ellos cuentan con magníficas herramientas, aunque yo personalmente trabajo con las herramientas de Microsoft por tres razones:

• Ofrecen una versión gratuita que es sorprendentemente útil
• Permiten una integración perfecta con Excel, herramienta que está implementada prácticamente en todas las organizaciones.
• Aporta muchísimas herramientas visuales y además son de gran calidad.

Adjunto un link a una demo que he preparado en la que se puede ver y jugar con todas las gráficas nativas de Power BI. Si se requieren soluciones gráficas más sofisticadas, Power BI cuenta con galerías de sorprendentes soluciones de visualización customizadas

Demo con gráficas nativas de Power BI

¿Qué me permiten hacer estas herramientas de Microsoft?

- Conectarme a cientos de diferentes orígenes de datos.
- Preparar los datos (extracción transformación y carga) para diseñar un modelo de datos propio y simplificado con el que poder representar cualquier información relevante.

Imagen: Modelo del diseño de datos del ejemplo Control de ventas

- Generar análisis con los datos actualizados en el momento que se necesita.
- Crear informes que cualquier persona puede comprender y analizar mediante múltiples selectores y seccionadores.
- Obtener informes y paneles que, además de útiles, son estéticamente muy agradables.
- Libertad para poder presentar la información en diferentes formatos (PC, móvil, pantallas de comunicación…)

Y en definitiva, facilita la toma de decisiones empresariales aportando información relevante y real cuando se necesita.

¿Cómo desarrollar soluciones de Business Intelligence?

Una vez elegida la herramienta que le acompañará durante este viaje, el segundo factor para lograr una correcta implementación de soluciones de Business Intelligence es contar con personal experto. Necesita gente experimentada que le ayude, bien preparando los informes y KPIs o bien enseñando a su organización a realizarlos. 

Contacte con Bimático. Tenemos experiencia probada en desarrollar soluciones de Business Intelligence utilizando las herramientas de Microsoft. Sabemos cómo ayudarle.